Nerissa Goedhart
De businesscase bouwen voor een Drone as First Responder-programma
De meeste openbare veiligheidsdiensten die zich oriënteren op Drone as First Responder vragen zich niet langer af of het werkt. Er zijn inmiddels genoeg korpsen actief om dat te bewijzen. De vraag die bepaalt of een programma daadwerkelijk van de grond komt is specifieker en minder spannend: krijg je het gefinancierd, en lukt dat nog voor het einde van het huidige budgetjaar.
Deze gids helpt u om die businesscase op te stellen. We bespreken wat u nu eigenlijk echt aanschaft, welke kosten vaak over het hoofd worden gezien, wat u moet meten als de kosten per vlucht u niets zinvols vertellen, en hoe de doorlooptijd van vergunningen de planning bepaalt waar u naartoe werkt.
Wat u nu eigenlijk echt aanschaft
Een DFR-programma bestaat uit drie kostenblokken, waarbij organisaties de eerste meestal goed begroten, maar de andere twee vaak verkeerd inschatten.
Drones en dockingstations. Het zichtbare deel. Dockingstations (docks) zijn het element dat van een droneteam een DFR-programma maakt, omdat ze de noodzaak wegnemen om fysiek naar de locatie te rijden. Het aantal dat u nodig heeft volgt uit uw gewenste dekkingsgebied en niet uit de omvang van uw vloot; een punt dat in de meeste businesscases verkeerd om wordt aangepakt.
Software, integratie en connectiviteit. De laag die van een dock en een drone een operationele responscapaciteit maakt: de beslissing om te starten, de route, de livebeelden in de meldkamer, de koppeling met computer-aided dispatch (CAD) en uw video management systeem (VMS), en de rapportage achteraf. Hier liggen ook de terugkerende kosten, waardoor dit in het operationele budget (Opex) thuishoort in plaats van het investeringsbudget (Capex).
Personeel en autorisatie. Remote pilots, hun training en het onderhouden van hun vliegvaardigheid, de operator in de meldkamer en het traject om een operationele vergunning te krijgen. Dit laatste onderdeel wordt steevast onderschat en is vaak de factor die uw uiteindelijke startdatum bepaalt.
De kosten die over het hoofd worden gezien
Vijf kostenposten duiken in bijna elke DFR-businesscase te laat op.
Het vergunningstraject zelf. Vluchten naar een incident vinden plaats buiten het directe zichtveld van de piloot (BVLOS). Dit valt onder de specifieke categorie, wat betekent dat een risicoanalyse en een operationele autorisatie van uw nationale luchtvaartautoriteit vereist zijn. Dit kost voorbereidingstijd, soms externe ondersteuning, en brengt wachttijden bij de autoriteit met zich mee.
Vliegvaardigheid en training. Piloten hebben periodieke training nodig, en een operator in de meldkamer die meerdere drones tegelijk aanstuurt, heeft een heel andere rol dan een piloot in het veld. Begroot deze uren vooraf.
Connectiviteit bij het dockingstation. Een dock op een dak heeft stroom en een betrouwbare internetverbinding nodig. Locatie-inspecties en civiele werkzaamheden hebben de neiging om pas op te duiken nadat de offerte voor de drone al is getekend.
Afschrijving en vervanging. Een drone die meerdere keren per dag opstijgt, bereikt het einde van zijn levensduur sneller dan een standaardschema voor afschrijving aanneemt. Stem de afschrijvingstermijn daarom af op de verwachte vlieguren. Accu's hebben een beperkt aantal laadcycli, waardoor ze als verbruiksartikelen in de operationele begroting horen en niet bij de initiële kapitaalinvestering.
Verzekeringen en juridische toetsing. Beide zijn overzichtelijk, maar nemen de eerste keer altijd meer tijd in beslag dan verwacht.
Wat u moet meten
De kosten per vlucht zijn de verkeerde metriek en zullen uw businesscase onderuit halen; een DFR-vlucht is namelijk goedkoop en het getal zegt niets over de geleverde waarde. Vier andere maatstaven houden stand bij een financiële commissie.
Tijd tot eerste beeld. De tijd tussen de binnenkomst van een melding en het moment dat er live beeld is van de situatie. Dit is de waarde die een DFR-programma direct beïnvloedt, en dit is vanaf dag één meetbaar.
Meldingen afgehandeld zonder inzet van een eenheid. Wanneer de drone als eerste ter plaatse is, blijkt bij sommige incidenten dat er helemaal geen grondpersoneel meer nodig is. Amerikaanse korpsen rapporteren dit als een percentage van de meldingen waarbij hun drone werd ingezet. Police Chief Magazine schat dit op ongeveer een kwart binnen gevestigde programma's, waarbij individuele korpsen zowel lagere als aanzienlijk hogere percentages melden. Meet dit zelf zodra u operationeel bent, en controleer vooraf of uw uitrukbeleid het toelaat om een melding te sluiten op basis van drone-observatie.
Beter geïnformeerde aankomst. Moeilijker in cijfers uit te drukken, maar vaak het sterkste argument aan tafel. Agenten die weten in welke situatie ze terechtkomen maken betere beslissingen, evenals de bevelvoerders die bepalen welke eenheden ze aansturen.
Bewijsvoering en verantwoording. Geautomatiseerde vluchten leggen alles vast: wie gaf toestemming, wie had de leiding, wat werd er gezien. Dit is van grote waarde in de rechtbank en bij toezicht. Het is belangrijk dit te benoemen in de businesscase, omdat het een risico wegneemt waar uw juridische collega's anders gegarandeerd bezwaar tegen zouden maken.
Hoe dit eruitziet bij een Europees korps
Belgische politiezones gebruiken drones voor realtime situationeel bewustzijn tijdens lopende incidenten. Hun ervaringen zijn een waardevolle referentie voor iedereen die een businesscase bouwt, omdat het draait om de operationele resultaten in plaats van alleen de technologie.
Hoofdinspecteur Bram Schoors vat het resultaat helder samen: “We hebben dankzij de inzet van de drone via het platform al twee vermiste personen in goede gezondheid kunnen terugvinden.”
Eerste inspecteur Kristof van den Broeck legt uit waarom de inzet van meerdere drones het beeld voor bevelvoerders verandert: “De inzet van meerdere drones is een groot voordeel. Het stelt ons in staat om met de ene drone in te zoomen op de situatie en coördinaten door te geven, terwijl de andere een breed overzicht van de locatie biedt.”
U leest hier meer over in hun case study, die uitstekend als bijlage aan uw businesscase kan worden toegevoegd.
Aanbestedingscriteria om vroegtijdig vast te leggen
Twee zaken horen direct in uw programma van eisen thuis, in plaats van in een latere discussie.
Waar de data wordt opgeslagen. Voor een politiekorps is de opslaglocatie van video- en missiegegevens en de vraag wie hier toegang toe heeft zelden een technisch detail. AirHub is een Europees bedrijf, ISO 27001 en ISO 9001 gecertificeerd, werkt volledig in overeenstemming met de AVG en Europese privacywetgeving, en kan on-premise of in een private cloud worden geïmplementeerd wanneer een organisatie volledige controle vereist over gevoelige operationele data. Door dit direct in de eisen op te nemen, voorkomt u vertraging in een latere aanbestedingsronde.
Hardware-onafhankelijkheid. Een platform dat aan één fabrikant is gekoppeld, bindt uw vlootbeslissingen voor de gehele looptijd van het programma aan die leverancier. Door hardware-agnostisch voor te schrijven, behoudt u zelf de regie.
Het planningsprobleem
Dit is de praktische uitdaging bij een businesscase aan het einde van het jaar. Uw nationale luchtvaartautoriteit bepaalt uw startdatum, en de verwerkingstijden in diverse lidstaten zijn lang. Een organisatie die in december budget veiligstelt en pas in januari het gesprek over de vergunning start, vliegt echt niet in het eerste kwartaal.
De volgorde die wel werkt, is het gesprek met de autoriteit al opstarten terwijl de businesscase nog wordt geschreven. Dit kost niets, het levert een realistische planning op voor uw voorstel, en het verandert een optimistische PowerPoint-slide in een verdedigbaar plan.
Onze pagina over openbare veiligheid laat zien hoe het platform elke fase ondersteunt, en ons regulatory consultancy team begeleidt operators bij het vergunningstraject zelf.
