Sinds de invoering van de EASA-wetgeving en -regelgeving heeft uw burgerluchtvaartautoriteit (CAA) besloten om drone-operators regelmatig te controleren. Er wordt een afspraak gemaakt voor dit bezoek, waarbij de CAA langskomt om de audit uit te voeren. Tijdens deze audit worden verschillende onderwerpen besproken. Dit omvat het controleren van documenten, het bekijken van vluchtdagboeken, het stellen van functie-specifieke vragen, et cetera. In deze blog bespreken we dit in meer detail zodat u altijd klaar bent voor een audit.

Waarom worden de audits uitgevoerd?

Audits zijn gebruikelijk in de wereld van de (bemande) luchtvaart, zonder hen zou de luchtvaart een stuk minder veilig zijn. Het is belangrijk te begrijpen wat er in de praktijk gebeurt, wat werkt en wat niet. Men is altijd op zoek naar manieren waarop de wetgeving en regelgeving verder verbeterd kunnen worden. Dit gebeurt al decennia voor de bemande luchtvaart, maar is nog relatief nieuw voor de onbemande luchtvaart. De CAA komt ook langs om zelf te leren. Dit is om te zien hoe bijvoorbeeld de goedgekeurde procedures uit het handboek in de praktijk worden uitgevoerd.

Wat gebeurt er tijdens een audit?

Tijdens een audit bezoeken inspecteurs van de CAA de locatie. Tijdens dit bezoek controleren ze of de processen en procedures uit het handboek worden uitgevoerd zoals beschreven. Ze zullen de documenten (zoals certificaten voor training en verzekering) controleren, de vluchtdagboeken bekijken en inhoudelijke vragen stellen aan de verantwoordelijke personen. Om deze reden moeten de mensen met de volgende functies aanwezig zijn:

• Verantwoordelijk Manager

• Manager Vliegoperaties

• Veiligheidsmanager

De CAA zal proberen een audit te doen wanneer er een vlucht is gepland. Zo kunnen ze zien hoe het wordt uitgevoerd en of alles volgens de procedure verloopt. Als het niet mogelijk is dit te plannen tijdens een vlucht, controleren ze de meest recent uitgevoerde vlucht of vragen ze u om een (potentiële) vlucht te plannen.

Welke vragen kunt u verwachten?

De vragen die de CAA zal stellen hebben betrekking op verschillende onderwerpen. De belangrijkste vragen zullen over de inhoud van het handboek gaan. Ze controleren of u weet hoe u het handboek in de praktijk moet toepassen en of u de juiste protocollen en procedures kent. De vragen kunnen ook gaan over de EASA-wetgeving en de overgang van nationale naar Europese wetgeving.

Elke positie binnen de organisatie brengt ook een andere set vragen met zich mee, omdat elke positie een andere set taken heeft. De vragen zullen dus worden afgestemd op de taken die de persoon behandelt. Voor de Veiligheidsmanager kan het bijvoorbeeld gaan over hoe incidenten en ongevallen worden afgehandeld, wanneer en hoe dit wordt gerapporteerd en of dit gebeurt in overeenstemming met de richtlijnen van Europese wetgeving.

Welke documenten worden gecontroleerd?

Tijdens de audit zal de CAA controleren op de operationele verplichtingen. Dit omvat de volgende documenten:

• Noodresponsplan

• Operationeel Plan(nen)

• Checklists, Operationele Handboeken (bijv. A en B)

• Vluchtdagboeken

Het is ook belangrijk om tijdens een audit de beheersing van (interne) incidenten op orde te hebben. Dit omvat het noteren welke incidenten en ongevallen hebben plaatsgevonden en hoe hiermee is omgegaan (implementatie van verbeteringen).

Tenslotte zullen ze controleren of het onderhoud van uw drones up-to-date is. Bijvoorbeeld, welk onderhoud in het verleden is uitgevoerd, of de drones die gaan vliegen actueel zijn, en welk onderhoud voor de toekomst is gepland.

Hoe zorgt u ervoor dat u altijd klaar bent voor een audit?

Zorg ervoor dat u altijd alle benodigde documenten op orde heeft, deze up-to-date houden bespaart u veel werk. De workflow binnen de AirHub software zorgt ervoor dat veel van de benodigde documenten voor u klaarstaan. Alles komt samen op één georganiseerde en gestructureerde plek. Van het automatisch loggen van vluchten tot het op orde hebben van al uw checklists en documenten.

Zodra de documenten moeten worden overgedragen aan de CAA, kunt u alles met één druk op de knop exporteren naar een PDF-document.

Als u na het lezen van deze blog nog aanvullende vragen heeft, neem dan zeker contact met ons op! Vul het contactformulier in of plan een demo als u benieuwd bent wat onze software kan betekenen voor uw drone-operaties.