Sinds de introductie van de EASA-wetgeving en -regels heeft uw Civil Aviation Authority (CAA) besloten om drone-operators regelmatig te auditen. Er wordt een datum voor dit bezoek afgesproken, tijdens welk de CAA langskomt om de audit uit te voeren. Diverse onderwerpen worden tijdens deze audit besproken. Dit omvat het controleren van documenten, bekijken van vluchtlogboeken, stellen van specifieke vragen, enzovoort. In deze blog bespreken we dit in meer detail zodat u altijd klaar bent voor een audit.

Waarom worden de audits uitgevoerd?

Audits zijn gebruikelijk in de wereld van (bemande) luchtvaart, zonder hen zou de luchtvaart veel minder veilig zijn. Het is belangrijk om te begrijpen wat er in de praktijk gebeurt, wat werkt en wat niet. Men is altijd op zoek naar hoe de wetgeving en regels verder verbeterd kunnen worden. Dit is al decennia het geval voor bemande luchtvaart, maar nog relatief nieuw voor onbemande luchtvaart. De CAA komt ook langs om zelf te leren. Dit is om te zien hoe bijvoorbeeld de goedgekeurde procedures in het handboek in de praktijk worden uitgevoerd.

Wat gebeurt er tijdens een audit?

Tijdens een audit bezoeken inspecteurs van de CAA de locatie. Tijdens dit bezoek controleren ze of de processen en procedures in het handboek worden uitgevoerd zoals beschreven. Ze zullen de documenten controleren (zoals trainings- en verzekeringscertificaten), de vluchtlogboeken bekijken en inhoudelijke vragen stellen aan de verantwoordelijke personen. Om deze reden moeten de mensen met de volgende functies aanwezig zijn:

• Verantwoordelijk Manager

• Vluchtoperaties Manager

• Veiligheidsmanager

De CAA zal proberen een audit uit te voeren wanneer er een vlucht is gepland. Op deze manier kunnen ze zien hoe het wordt uitgevoerd en of alles volgens procedure verloopt. Als het niet mogelijk is om dit tijdens een vlucht te plannen, zullen ze de meest recent uitgevoerde vlucht controleren of u vragen een (mogelijke) vlucht te plannen.

Welke vragen kunt u verwachten?

De vragen van de CAA zullen verschillende onderwerpen betreffen. De belangrijkste vragen zullen gaan over de inhoud van het handboek. Ze zullen controleren of u weet hoe u het handboek in de praktijk moet toepassen en of u de juiste protocollen en procedures kent. De vragen kunnen ook betrekking hebben op EASA-wetgeving en de omzetting van nationale naar Europese wetgeving.

Elke functie binnen de organisatie komt ook met een andere set vragen, aangezien elke functie ook een andere set taken heeft. De vragen zullen dus worden afgestemd op de taken die de persoon uitvoert. Voor de veiligheidsmanager kan dit bijvoorbeeld betrekking hebben op hoe omgegaan wordt met incidenten en ongelukken, wanneer en hoe dit wordt gerapporteerd en of dit gebeurt overeenkomstig de richtlijnen van de Europese wetgeving.

Welke documenten worden gecontroleerd?

Tijdens de audit zal de CAA controleren op de operationele verplichtingen. Dit omvat de volgende documenten:

• Noodplan

• Operationeel Plan(nen)

• Checklists, Operationele Handleidingen (bijv. A en B)

• Vluchtlogboeken

Het is ook belangrijk om het beheer van (interne) incidenten op orde te hebben tijdens een audit. Dit omvat het vastleggen welke incidenten en ongelukken hebben plaatsgevonden, en hoe deze werden afgehandeld (implementatie van verbeteringen).

Ten slotte zullen ze controleren of het onderhoud van uw drones actueel is. Bijvoorbeeld, welk onderhoud in het verleden is uitgevoerd, of de drones die zullen vliegen actueel zijn, en welk onderhoud gepland staat voor de toekomst.

Hoe zorgt u ervoor dat u altijd klaar bent voor een audit?

Zorg ervoor dat u altijd alle noodzakelijke documenten op orde heeft; het up-to-date houden ervan bespaart u veel werk. De workflow binnen de AirHub software zorgt ervoor dat veel van de noodzakelijke documenten voor u klaarstaan. Alles komt samen in één georganiseerde en gestructureerde plaats. Van het automatische loggen van vluchten tot het op orde hebben van al uw checklists en documenten.

Zodra de documenten naar de CAA moeten worden overgedragen, kunt u alles met één druk op de knop naar een PDF-document exporteren.

Als u na het lezen van deze blog nog vragen heeft, neem dan gerust contact met ons op! Vul het contactformulier in of plan een demo als u nieuwsgierig bent naar wat onze software voor uw drone-operaties kan betekenen.