Naarmate het gebruik van drones in verschillende sectoren blijft groeien, vooral in de openbare veiligheid, beveiliging en het beheer van kritieke infrastructuur, wordt ook de complexiteit van het veilig beheren ervan groter. Voor organisaties die grote vloten drones exploiteren en een aanzienlijk aantal piloten, visuele waarnemers en ondersteunend personeel beheren, is een Safety Management System (SMS) niet langer alleen een best practice, het is een noodzaak.

Bij het beheren van grote vloten of het uitvoeren van een groot aantal vluchten zijn incidenten onvermijdelijk. Het is niet de vraag of er iets mis zal gaan, maar wanneer. Een robuust SMS helpt ervoor te zorgen dat, wanneer problemen zich voordoen, ze correct worden beheerd, onderzocht en ervan wordt geleerd. Bij AirHub hebben we functies in ons softwareplatform ingebouwd die specifiek zijn ontworpen om organisaties te ondersteunen bij het beheren van veiligheid, het verminderen van risico's en het verbeteren van naleving. Deze blog beschrijft waarom een SMS zo cruciaal is en hoe het platform van AirHub deze essentiële functie ondersteunt.

Waarom een Safety Management System Essentieel Is

Een Safety Management System is een formeel proces dat organisaties helpt proactief risico's te beheren en de operationele veiligheid te verbeteren. Bij grootschalige drone-operaties vergroten de complexiteit en frequentie van vluchten de kans op incidenten. Of het nu gaat om een bijna-ongeluk, een technische storing of een procedurele fout, het is cruciaal om een systeem te hebben dat zorgt voor een juiste opvolging en voortdurende verbetering.

Een SMS dient verschillende belangrijke doelen:

• Risico-identificatie, kwalificatie en beheer: Organisaties moeten potentiële risico's identificeren, hun waarschijnlijkheid en potentiële impact beoordelen en mitigaties implementeren om te voorkomen dat deze risico's incidenten worden.

• Incidentrapportage en opvolging: Wanneer er dingen misgaan, biedt een SMS een gestructureerde manier om incidenten te melden, te onderzoeken en aan te pakken.

• Continue verbetering: Door de oorzaak van incidenten te achterhalen, kunnen organisaties wijzigingen doorvoeren, of het nu in procedures, training of onderhoudsprotocollen is, die helpen soortgelijke gebeurtenissen in de toekomst te voorkomen.

• Naleving van regelgeving: Voor organisaties die onder de EASA-wetgeving (2019/947) opereren, vooral die met een Light UAS Certificate (LUC), is een SMS een verplichte vereiste.

AirHub's Incident Reporting Feature

AirHub's Incident Reporting functie is ontworpen om het rapporteren en beheren van gebeurtenissen, incidenten en ongelukken zo naadloos mogelijk te maken. Iedereen binnen de organisatie kan een incident melden via ons platform, en de rapportage kan zelfs anoniem gebeuren, zodat een just culture wordt bevorderd waarin personeel zich veilig voelt om problemen te melden zonder angst voor schuld of straf.

Onze software maakt het mogelijk om incidenten te koppelen aan specifieke vluchten, waardoor een uitgebreid overzicht van de gebeurtenis wordt geboden, inclusief details zoals vluchtlogboeken, pilootinformatie en andere relevante gegevens. Dit detailniveau stelt Veiligheidsmanagers in staat om het incident effectiever te onderzoeken en te analyseren, de oorzaak vast te stellen en de meest geschikte corrigerende maatregelen te bepalen.

De Incident Reporting functie bevat ook een tijdlijn met meldingen, zodat de persoon die het incident heeft gemeld de opvolgacties kan zien. Dit kan onder meer omvatten:

• Een wijziging in een checklist om het probleem aan te pakken,

• Een nieuwe procedure toegevoegd aan het Operations Manual,

• De implementatie van een nieuw onderhoudsprotocol, of

• De noodzaak voor aanvullende training voor betrokken personeel.

Deze acties kunnen eenvoudig worden geregistreerd en gevolgd via het systeem, zodat transparantie en verantwoording worden gewaarborgd.

Risico's en Veiligheidsprestaties Beheren

Een kerncomponent van een SMS is risicobeheer, dat het identificeren van risico's, het beoordelen van hun waarschijnlijkheid en impact, en het implementeren van controles om deze risico's te verminderen of te elimineren inhoudt. Het platform van AirHub ondersteunt dit proces door Veiligheidsmanagers in staat te stellen een hazard log bij te houden, een overzicht van alle gemelde incidenten en hun opvolgacties. Dit hazard log is van onschatbare waarde tijdens audits door regelgevende instanties zoals de Civil Aviation Authority (CAA), aangezien het een duidelijk verslag biedt van hoe de organisatie veiligheidsrisico's beheert.

Organisaties moeten ook een systeem opzetten voor veiligheidsprestatiemonitoring, dat het stellen van veiligheidsdoelstellingen (zoals "geen voorkoombare ongelukken") en het creëren van Safety Performance Indicators (SPI's) om voortgang te volgen inhoudt. Deze indicatoren kunnen metrics omvatten zoals het aantal incidenten per vluchtuur, het aantal voorkoombare ongelukken, of de voltooiing van veiligheidstraining.

Daarnaast spelen veiligheidspromotie en -communicatie een cruciale rol in het bevorderen van een veiligheidsgerichte cultuur. Organisaties moeten een duidelijke veiligheidsbeleid en veiligheidsverklaring hebben die aan alle medewerkers wordt gecommuniceerd. Buiten documentatie is het essentieel dat het management een voorbeeld stelt door een just culture te bevorderen door open communicatie over veiligheid aan te moedigen zonder angst voor blaam.

Continue Verbetering en het Beheer van Veranderingen

Een goed functionerend SMS faciliteert ook continue verbetering. Nadat een incident is gemeld en onderzocht, moet de oorzaak worden geïdentificeerd en moeten geschikte mitigaties worden ingevoerd om te voorkomen dat soortgelijke incidenten zich in de toekomst voordoen. Deze mitigaties kunnen wijzigingen in procedures, aanvullende training, of de implementatie van nieuwe technologieën omvatten.

Een andere cruciale component van een SMS is het beheer van veranderingen proces. Telkens wanneer er significante veranderingen binnen een organisatie plaatsvinden, zoals de introductie van nieuwe dronemodellen, uitbreiding van operaties naar nieuwe regio's, of het wijzigen van operationele procedures, moeten deze veranderingen worden beoordeeld op risico's. Door de risico's van dergelijke veranderingen te identificeren, te kwalificeren en te beheren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun veiligheidsprestaties worden gehandhaafd.

Naleving van EASA- en LUC-vereisten

Voor organisaties die in Europa onder de EASA-wetgeving (Regeling 2019/947) opereren, is het hebben van een SMS niet alleen aanbevolen, het is een wettelijke vereiste, vooral voor diegenen die onder een Light UAS Certificate (LUC) opereren. Met de LUC kunnen organisaties bepaalde operaties uitvoeren zonder elke keer een vergunning te hoeven aanvragen, maar dit niveau van operationele vrijheid komt met de verantwoordelijkheid van een robuust SMS.

Een SMS zorgt niet alleen voor naleving van EASA-vereisten, maar versterkt ook interne operaties door veiligheid tot een kerndoel te maken. Via onze adviesafdeling kan AirHub organisaties ondersteunen bij het opzetten van de benodigde documenten en procedures voor een volledig compliant SMS, evenals andere essentiële documenten zoals Operations Manuals en het uitvoeren van risicobeoordelingen (zoals SORA – Specific Operations Risk Assessment).

Een Veiligheid-Cultuur Bouwen met AirHub

Bij AirHub erkennen we dat de basis van veilige en conforme droneoperaties ligt in een robuust Safety Management System. De functies van ons platform zijn ontworpen om de kernelementen van een SMS te ondersteunen, van incidentrapportage en opvolging tot hazard logging, risicobeheer, en veiligheidsprestatiemonitoring. Door organisaties de tools te bieden om deze processen te automatiseren en te stroomlijnen, helpt AirHub de veiligheid verbeteren, de naleving te verbeteren en uiteindelijk een cultuur te bevorderen waarin veiligheid de verantwoordelijkheid van iedereen is.

Kortom, naarmate organisaties hun drone-operaties opschalen, wordt een sterk SMS onmisbaar. Met het juiste systeem op zijn plaats kunnen organisaties de risico's die inherent zijn aan drone-operaties beter beheren, voldoen aan zowel interne als externe regelgeving, en voortdurend de veiligheidsprestaties verbeteren. Of je nu onder EASA-regelgeving opereert of simpelweg streeft naar het handhaven van de hoogste veiligheidsnormen, het platform en de adviesdiensten van AirHub zijn hier om te helpen.