Naarmate het gebruik van drones blijft groeien in verschillende industrieën, vooral op het gebied van openbare veiligheid, beveiliging en beheer van kritieke infrastructuur, neemt ook de complexiteit van veilig beheer ervan toe. Voor organisaties die grote vloot van drones exploiteren en een aanzienlijk aantal piloten, visuele waarnemers en ondersteunend personeel beheren, is een Veiligheidsbeheersysteem (VBS) niet langer alleen een beste practice—het is een noodzaak.

Wanneer grote vloten worden beheerd of een groot aantal vluchten wordt uitgevoerd, zijn incidenten onvermijdelijk. Het is niet de vraag of er dingen mis zullen gaan, maar wanneer. Een robuust VBS helpt ervoor te zorgen dat, wanneer er problemen optreden, deze correct worden beheerd, onderzocht en van worden geleerd. Bij AirHub hebben we functies ingebouwd in ons softwareplatform die speciaal zijn ontworpen om organisaties te helpen veiligheid te beheren, risico's te verminderen en naleving te verbeteren. Deze blog schetst waarom een VBS zo essentieel is en hoe AirHub's platform deze essentiële functie ondersteunt.

Waarom een Veiligheidsbeheersysteem Essentieel Is

Een Veiligheidsbeheersysteem is een formeel proces dat organisaties helpt proactief risico's te beheren en de operationele veiligheid te verbeteren. Bij grootschalige drone-operaties vergroten de complexiteit en frequentie van vluchten de kans op incidenten. Of het nu gaat om een bijna-botsing, een technische storing of een procedurele fout, het is cruciaal om een systeem te hebben dat zorgt voor een juiste opvolging en voortdurende verbetering.

Een VBS dient verschillende belangrijke doelen:

• Risico-identificatie, kwalificatie en beheer: Organisaties moeten potentiële risico's identificeren, hun waarschijnlijkheid en potentiële impact inschatten en mitigerende maatregelen treffen om te voorkomen dat deze risico's incidenten worden.

• Incidentrapportage en opvolging: Wanneer dingen misgaan, biedt een VBS een gestructureerde manier om incidenten te rapporteren, onderzoeken en aan te pakken.

• Voortdurende verbetering: Door de onderliggende oorzaken van incidenten te identificeren, kunnen organisaties veranderingen doorvoeren—of dit nu in procedures, training of onderhoudsprotocollen is—die helpen vergelijkbare gebeurtenissen in de toekomst te voorkomen.

• Naleving van regelgeving: Voor organisaties die opereren onder EASA wetgeving (2019/947), vooral degenen met een Light UAS Certificate (LUC), is het hebben van een VBS een verplichte vereiste.

AirHub's Incidentrapportage Functie

De Incidentrapportage functie van AirHub is ontworpen om het rapporteren en beheren van voorvallen, incidenten en ongevallen zo soepel mogelijk te maken. Iedereen in de organisatie kan een incident melden via ons platform, en rapportage kan zelfs anoniem worden gedaan, waardoor een rechtvaardige cultuur wordt bevorderd waarin personeel zich veilig voelt om problemen te melden zonder angst voor schuld of straf.

Onze software maakt het mogelijk incidenten te koppelen aan specifieke vluchten, wat een uitgebreid overzicht biedt van de gebeurtenis, inclusief details zoals vluchtlogboeken, pilootinformatie en andere relevante gegevens. Dit detailniveau maakt het voor Veiligheidsmanagers effectiever om het incident te onderzoeken en te analyseren, de onderliggende oorzaak te achterhalen en de meest geschikte corrigerende maatregelen te bepalen.

De Incidentrapportage functie bevat ook een tijdlijn met meldingen, zodat de persoon die het incident heeft gemeld de opvolgacties kan zien. Dit kan zijn:

• Een wijziging in een checklist om het probleem aan te pakken,

• Een nieuwe procedure toegevoegd aan het Operationeel Handboek,

• De implementatie van een nieuw onderhoudsprotocol, of

• De noodzaak voor aanvullende training voor betrokken personeel.

Deze acties kunnen eenvoudig worden bijgehouden en geregistreerd via het systeem, wat transparantie en verantwoordelijkheid waarborgt.

Risicobeheer en Veiligheidsprestaties Beheer

Een kernonderdeel van een VBS is risicobeheer, wat inhoudt dat risico's geïdentificeerd worden, hun waarschijnlijkheid en impact beoordeeld en controles geïmplementeerd om deze risico's te verminderen of te elimineren. Het platform van AirHub ondersteunt dit proces door Veiligheidsmanagers in staat te stellen een gevarenlogboek bij te houden—een overzicht van alle gemelde incidenten en hun opvolgacties. Dit gevarenlogboek is van onschatbare waarde tijdens audits door regelgevende instanties zoals de Civiele Luchtvaartautoriteit (CAA), omdat het een duidelijk verslag geeft van hoe de organisatie veiligheidsrisico's beheert.

Organisaties moeten ook een systeem opzetten voor veiligheidsprestaties monitoring, wat inhoudt het stellen van veiligheidsdoelen (zoals "geen vermijdbare ongevallen") en het creëren van Veiligheidsprestatie-indicatoren (SPIs) om de voortgang bij te houden. Deze indicatoren kunnen metrics omvatten zoals het aantal incidenten per vlieguur, het aantal vermijdbare ongevallen, of de voltooiing van veiligheidstraining.

Bovendien spelen veiligheidsbevordering en communicatie een cruciale rol in het bevorderen van een veiligheidscultuur. Organisaties zouden een duidelijke veiligheidsbeleid en veiligheidsverklaring moeten hebben die aan al het personeel worden gecommuniceerd. Naast documentatie is het essentieel dat het management het voorbeeld geeft, een rechtvaardige cultuur promoot door open communicatie over veiligheid aan te moedigen zonder angst voor schuld.

Continue Verbetering en Verandermanagement

Een goed functionerend VBS vergemakkelijkt ook continue verbetering. Nadat een incident is gemeld en onderzocht, moeten de onderliggende oorzaken worden geïdentificeerd en passende mitigerende maatregelen worden genomen om soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen. Deze mitigerende maatregelen kunnen veranderingen omvatten in procedures, aanvullende training, of de implementatie van nieuwe technologieën.

Een ander cruciaal onderdeel van een VBS is het verandermanagement proces. Telkens wanneer significante veranderingen binnen een organisatie plaatsvinden—zoals het introduceren van nieuwe dronemodellen, het uitbreiden van operaties naar nieuwe regio's, of het wijzigen van operationele procedures—moeten deze veranderingen worden beoordeeld op risico. Door het identificeren, kwalificeren en beheren van de risico's die gepaard gaan met zulke veranderingen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun veiligheidsprestaties behouden blijven.

Naleving van EASA- en LUC-vereisten

Voor organisaties die actief zijn in Europa onder EASA-wetgeving (Regulation 2019/947), is het hebben van een VBS niet alleen aanbevolen, het is een wettelijke vereiste, vooral voor degenen die opereren onder een Light UAS Certificate (LUC). De LUC stelt organisaties in staat om bepaalde operaties uit te voeren zonder elke keer een vergunning te hoeven aanvragen, maar dit niveau van operationele vrijheid gaat gepaard met de verantwoordelijkheid van een robuust VBS.

Een VBS zorgt niet alleen voor naleving van EASA-vereisten, maar versterkt ook interne operaties door veiligheid tot een kernfocus te maken. Via onze adviesafdeling kan AirHub organisaties helpen bij het opzetten van de benodigde documenten en procedures voor een volledig compliant VBS, evenals andere essentiële documenten zoals Operationele Handboeken en het uitvoeren van risicoanalyses (zoals SORA – Specifieke Operationele Risicoanalyse).

Een Veiligheidsgerichte Cultuur Bouwen met AirHub

Bij AirHub erkennen we dat de basis van veilige en conforme drone-operaties ligt in een robuust Veiligheidsbeheersysteem. De functies van ons platform zijn ontworpen ter ondersteuning van de belangrijkste elementen van een VBS, van incidentrapportage en follow-up tot gevaarloggen, risicobeheer, en veiligheidsprestatiemonitoring. Door organisaties de tools te bieden om deze processen te automatiseren en stromen, helpt AirHub de veiligheid te verbeteren, de naleving te versterken en uiteindelijk een cultuur te bevorderen waarin veiligheid ieders verantwoordelijkheid is.

Samenvattend, naarmate organisaties hun drone-operaties opschalen, wordt een sterk VBS onmisbaar. Met het juiste systeem op hun plaats kunnen organisaties beter de risico's beheren die inherent zijn aan drone-operaties, zorgen voor naleving van zowel interne als externe regelgeving en voortdurend hun veiligheidsprestaties verbeteren. Of u nu opereert onder EASA-regelgeving of simpelweg streeft naar de hoogste veiligheidsnormen, het platform en de adviesdiensten van AirHub staan klaar om te helpen.