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Comment faire : attribuer des fichiers à des équipes

Comment faire : attribuer des fichiers à des équipes

L’attribution de fichiers à des équipes spécifiques vous permet de contrôler l’accès et la visibilité au sein de votre espace de travail organisationnel. Par défaut, les fichiers téléversés par un administrateur ne sont pas visibles pour les membres non administrateurs. L’attribution d’un fichier ou d’un élément multimédia à une équipe le rend accessible à tous les membres de cette équipe. Cela garantit que les bonnes personnes ont accès aux bonnes informations, comme les manuels opérationnels destinés à l’équipe d’inspection, sans encombrer les bibliothèques des équipes non concernées.

L’attribution de fichiers à des équipes spécifiques vous permet de contrôler l’accès et la visibilité au sein de votre espace de travail organisationnel. Par défaut, les fichiers téléversés par un administrateur ne sont pas visibles pour les membres non administrateurs. L’attribution d’un fichier ou d’un élément multimédia à une équipe le rend accessible à tous les membres de cette équipe. Cela garantit que les bonnes personnes ont accès aux bonnes informations, comme les manuels opérationnels destinés à l’équipe d’inspection, sans encombrer les bibliothèques des équipes non concernées.

Écrit par : Scott de Jong

Attribuer un fichier à une équipe

1.1 DOC – Attribuer des fichiers

Avant de commencer :
Ce guide explique comment attribuer les fichiers téléversés à des équipes spécifiques au sein de votre organisation.
L’attribution de fichiers permet aux membres de l’équipe de consulter, télécharger et utiliser des documents ou des médias partagés dans leurs missions.

Remarque : Assurez-vous d’avoir déjà téléversé vos fichiers dans la Bibliothèque.
Sinon, lisez l’article : How to Upload Files and Media to Your Library avant de continuer.

Vous devez avoir accès à l’espace de travail Administrateur pour attribuer des fichiers à des équipes.

1.2 Comment attribuer un fichier à une équipe

  1. Sélectionnez votre espace de travail Administrateur dans le sélecteur d’espace de travail.

  2. Ouvrez la Bibliothèque depuis la barre latérale et cliquez sur Fichiers.

  3. Accédez à l’onglet approprié, Documents ou Média, selon le type de fichier que vous souhaitez attribuer.

  4. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez attribuer.
    • Cela ouvrira la visionneuse de fichiers.

  5. Dans l’en-tête de la visionneuse de fichiers, cliquez sur le bouton Modifier.

  6. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, repérez le menu déroulant Propriété.

  7. Dans la liste, sélectionnez une ou plusieurs équipes auxquelles vous souhaitez accorder l’accès.

  8. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.

Le fichier sera désormais partagé avec l’équipe ou les équipes sélectionnées et apparaîtra dans leur Bibliothèque.

1.3 Ce qui se passe ensuite

Après l’attribution du fichier :
• Il devient visible pour tous les membres des espaces de travail des équipes sélectionnées.
• Les membres de l’équipe peuvent consulter, télécharger et joindre le fichier à des missions ou à des listes de contrôle.
• Vous pouvez modifier ou supprimer l’accès à tout moment en répétant ces étapes.

1.4 Résumé

Attribuer des fichiers à des équipes garantit que les documents et médias importants sont disponibles là où ils sont le plus nécessaires.
En gérant la propriété des fichiers via l’espace de travail Administrateur, vous pouvez maintenir un contrôle d’accès clair et tenir chaque équipe informée des derniers supports opérationnels.

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